CONTROL
Definición:
Es la recolección sistemática de datos.
Características:
Se reconocen una serie de características generales que debe poseer el control, tales como:
* Integral: Asume una perspectiva integral de la organización, contempla a la empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las actividades que se desarrollan en la misma.* Periódico: Sigue un esquema y una secuencia predeterminada.
* Selectivo: Debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes para la función u objetivos de cada unidad.
* Creativo: Continúa búsqueda de índices significativos para conocer mejor la realidad de la empresa y encaminarla hacia susobjetivos.
* Efectivo y Eficiente: Busca lograr los objetivos marcados empleando los recursos apropiados.
* Adecuado: El control debe ser acorde con la función controlada, buscando las técnicas y criterios más idóneos.
* Adaptado: A la cultura de laempresa y a las personas que conforman parte de ella.
* Motivador: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado más que a coaccionar.
* Servir de Puente: Entre la estrategia y la acción, como medio de despliegue de laestrategia en la empresa.
* Flexible: Fácilmente modificable con capacidad de cambio.
Importancia del control.
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
* Crear mejor calidad
* Enfrentar el cambio
* Producir ciclos másrápidos
* Agregar valor
* Facilitar la delegación y el trabajo en equipo.
Aplicaciones:
* Control de documentos
Esta es una base de datos diseñada para el almacenamiento de documentos relacionados con políticas, directrices, procedimientos e instrucciones que guían el trabajo de un grupo de personas y hace parte fundamental del Sistema de Gestión y Control. Es una herramienta de flujo detrabajo que gestiona el desarrollo de un documento y lo administra durante su vida útil.
* Control de registros
Esta aplicación ha sido diseñada para el control de los registros de una organización y es parte fundamental del Sistema de Gestión y Control, puesto que es un procedimiento documentado para establecer cuales son los registros que se deben mantener y permite definir los controlesnecesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de esos registros.
* Asuntos por mejorar
La aplicación de asuntos por mejorar permite a una organización llevar a cabo la gestión de las declaraciones de no conformidad y sugerencias de mejora, así como las acciones para atenderlas en el marco de su Sistema de Gestión yControl. Es una herramienta básica para el seguimiento y coordinación de las acciones que se realizan para atender las diferentes oportunidades de mejora que tiene la organización y que redundan en la calidad de sus procesos y productos.
* Acciones de mejora
La aplicación de acciones de mejora permite a una organización llevar a cabo la gestión de las acciones preventivas y correctivas en el marcode su Sistema de Gestión y Control y con base en el análisis de los riesgos incurridos. Es una herramienta indispensable para la coordinación, seguimiento y registro de las acciones que se realizan para atender las diferentes oportunidades de mejora que tiene la organización y que redundan en la calidad de sus procesos y productos.
* Auditorías internas
Es una aplicación diseñada para el…
