CAPITULO I FUNCIONES DEL SISTEMA DE ACTIVO FIJO
Con el propósito de descentralizar la gestión de los registros y controles de los bienes del Estado dentro del MINED, se han establecidos los niveles siguientes: a) Nivel Central b) Nivel Departamental c) Nivel Local A-FUNCION DEL NIVEL CENTRAL Tiene como función normar y administrar el sistema de inventario dentro del Ministerio de Educación yCONCULTURA Su misión es proponer estrategias para actualizar el sistema de activo fijo, velar por el cumplimiento de las normativas contenidas en los procesos y procedimientos del presente documento, coordinar esfuerzos con la Unidad Financiera Institucional (UFI) y las Unidades Secundarias Financieras (USEFIs) a fin de retroalimentar los sistemas contables, llevar el control de flujo de informaciónde actualización de inventario de los diferentes niveles y monitorear los resultados a nivel de campo. Los Directores, Coordinadores y Jefes de unidades administrativas centrales deben designar a un colaborador de su unidad, con la capacidad de identificar todos los bienes de la unidad; quien se encargará de las operaciones de codificación y control de los bienes cuando se adquieran, se trasladeno se descarguen, debiendo mantener en su archivo un inventario de su dependencia y los documentos de respaldo de los movimientos realizados.-Además, establecerá una estrecha relación con el Departamento de Activo Fijo. Para legalizar los descargo de bienes existen dos comisiones una de Descargo y otra de Subasta, que deberán estar integradas por el Ministro (a) o a quien este designe , el DirectorAdministrativo o quien haga sus veces, el Jefe Financiero y un representante de la unidad Jurídica de la entidad; ellas se encargarán de autorizar los descargos de bienes de las dependencias administrativas centrales, independiente de costo unitario y los descargos de las departamentales, cuyo costo unitario del bien sea mayor de CINCO MIL COLONES (¢ 5,000.00) y la comisión de subasta hará estaacción a todos los bienes, para su venta. Los miembros que fuesen delegados por los propietarios, deberán estar amparados por Acuerdos Ejecutivos. B-FUNCION DEL NIVEL DEPARTAMENTAL Este nivel deberá asumir las funciones de control y registro de los bienes bajo su jurisdicción a nivel administrativo; además, consolidar y monitorear los inventarios de las unidades locales, lo cual permitirá lacoordinación de las actividades de cargo, traslado y descargo de dichos bienes;
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para lograr este fin es necesario que se cuente con los Técnicos de Activo Fijo Departamental que asuman esta responsabilidad a tiempo completo; quienes deben establecer una estrecha coordinación con el nivel central y local, para cotejar y fortalecer la implementación del sistema. Será también responsabilidad de estenivel, la creación a través de un Acuerdo Ejecutivo de una Comisión de descargo de bienes, cuyo monto unitario sea hasta CINCO MIL COLONES (¢5,000.00); y deberá estar integrada por el Director Departamental o su representante, el Técnico de Activo Fijo Departamental y Asesoría Jurídica Departamental, en defecto de este último, por la Coordinación Administrativa Departamental, en caso que el costounitario de los bienes exceda de Cinco Mil Colones (¢ 5,000.00) deberá trasladarse esta responsabilidad a la Comisión nacional de descargo. C-FUNCION DEL NIVEL LOCAL Las modalidades de la Administración escolar local: Consejos Directivos Escolares (CDEs), Asociaciones Comunales para la Educación (ACEs) y Consejos Educativos Católicos Escolares (CECEs),ésta última cuando sean favorecidas conbienes del MINED o bono de la calidad educativa y adquieran bienes a través de el; administraran los bienes de las Instituciones Educativas y deben entregar los inventarios al final de cada año escolar, los cuales serán enviados a los Técnicos de Activo Fijo Departamental; este reporte se acompañará con copias de los documentos de traslados (formulario AF-9) y descargos ( formulario AF-12) realizados…
