PROTOCOLO TELEFONICO SOLINOFF
A continuación algunas normas básicas para el uso adecuado del teléfono:
1. Cuando realice una llamada a alguna de las extensiones de la empresa, deje timbrarmáximo tres veces y si no le contestan cuelgue e insista después.
2. Cuando reciba una llamada de afuera (cliente, proveedor, etc.) y la direccione a alguna de las extensiones, deje timbrarmáximo tres veces y si no le contestan tome el mensaje o direccionelo a la recepción o al Call Center.
3. Si hay un teléfono que repica por favor contestar o reenviar al Call Center, para tomarmensaje.
4. Antes de solicitar una llamada a celular a la recepción primero agotar el recurso de llamada a teléfono fijo.
5. El celular es sólo para llamadas cuya importancia no da espera. Si serealizan deben ser breves y concisas.
6. Se recomienda que cuando se comunique con un cliente a través del teléfono: Hablar claramente, en un tono adecuado, sea gentil y profesional.
7. Nodeje al cliente esperando mucho tiempo en la línea. Cuando sea necesario hacer esperar al cliente, solicitar su autorización antes de ponerlo en espera. Sugiérale que vuelva a llamar o que usted ledevolverá la llamada.
8. Si desconoce la respuesta que debe dar al cliente, informe que esta trabajando en ella.
9. Al recibir llamadas telefónicas en la empresa, mencione en primer lugar elnombre de la compañía, luego salude, identifíquese y ofrezca ayuda.
10. Si la persona a quien llaman no puede contestar en ese momento o no está, tome debidamente el mensaje: el nombre de quienllamó, el motivo de la llamada y el mensaje. Incluya por último su nombre y la hora en que la llamada fue hecha, de manera que el interesado sepa quién recibió el recado.
11. No haga ni reciballamadas personales en la oficina, a menos que sea estrictamente necesario.
12. En caso de requerir teleconferencia o llamada internacional se debe realizar a través de la secretaria de…
