RESUMEN CAPITULO 7
PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y MANUALES
Toda empresa necesita documentar el trabajo que realizan los empleados, pues el desconocimiento del trabajo llevado a cabo por un empleado se enferma, es despedido o se retira de la empresa quedando la posición sin posibilidades de ser cubierta inmediatamente, por cuanto no hay quien entrene o capacite al suplente o nuevo trabajadorsobre las labores a realizar.
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION
Esta surge como una respuesta para reflejar el trabajo realizado por los empleados en algún tipo de instrumento organizacional. Todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información
La documentación de los sistemas se realiza por las sigtes.Razones:
• Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización.
• Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, políticas normas, procedimientos, funciones u autoridad.
• Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados
• Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.
• Sistematizar loa procedimientosque se emplean en la empresa.
• Normalizar el desarrollo de las tareas
• Servir de guía para el entrenamiento de personal de reciente ingreso.
COSTOS DE LOS MANUALES
Tres tipos de costos podemos distinguir en el desarrollo de los manuales:
• De desarrollo: estos representan todos los costos necesarios para iniciar el proceso de documentación.
• De implantación: estoscostos son necesarios para dar a conocer el contenido de los manuales u darles vigencia en la organización.
• De mantenimiento: estos están representados por las actualizaciones parciales o totales a los manuales.
TIPOS DE MANUALES
Dentro de las técnicas para documentar una empresa se pueden encontrar distintos tipos de manuales, cada uno para un determinado fin. En el manual de loscontextos de la organización estos se clasifican en:
• De sistemas, métodos y procedimientos manuales:
Estos a su vez se pueden sub. dividir en:
Específicos: Manuales de técnicas: se explican las pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar alguna técnica específica.
Manual de actividades: muestra los pasos aseguir en diferentes situaciones de trabajo.
Genéricos: Manual de organización: incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones y las responsabilidades de cada empleado.
Descripciones de cargo: es un narrativo que explica las responsabilidades y deberes para cada cargo definido en los organigramas.Manual de política: este documenta las guías de acción generales en diferentes áreas de una empresa.
Manual de normas y procedimientos: detalla todos los procedimientos que se realizan en la empresa.
Norma: detalla la forma como se debe llevar a cabo un procedimiento.
• Manual de sistemas computarizados: estos documentan lossistemas que contemplan el uso de un computador en un alto numero de operaciones o procedimientos.
Estos se pueden clasificar en:
a) Usuario: explican en forma general como funciona un sistema mecanizado
b) De operación: presentan mayor nivel de detalle que los manuales de usuario
c) De documentación de sistemas: plasman todo el proceso de análisis de sistema. Estos a su vezse sub. dividen en :
-De diseño físico: especifica la organización de los datos en la computadora.
-De procesos: muestran todos los aspectos referentes al procesamiento de los datos.
-De salidas: muestran los reportes y como fueron diseñados.
MANUALES DE CONTABILIDAD
Dentro del área contable, los manuales tienen una aplicación sumamente amplia ya que…
