Métodos para seleccionar los proyectos mas convenientes
Una vez que se han definido los proyectos que contribuyen a la estrategia del negocio, es necesario aplicar los recursos limitados de la organización a aquellos proyectos de mayor contribución, es decir, hacer una asignación mediante un proceso de selección a través de prioridades.
En ocasiones se generan problemas para la implantaciónefectiva de la estrategia de la organización creando una falta de entendimiento y consenso de la estrategia entre la alta administración y los administradores a nivel medio. Esto hace necesaria la creación de un
Sistema de prioridades:
Los problemas en la implantación se ocasionan debido a que la alta administración define las estrategias y es la administración funcional la encargada de laimplantación de manera independiente en las diferentes funciones y niveles. Esto ocasiona conflictos entre los administradores por la falta de confianza en que fueron asignados los recursos correctamente y los equipos de desarrollo presentan sentimientos de ineficiencia y de confusión al ser asignados a múltiples proyectos con recursos inadecuados.
La falta de comunicación de la estrategia se refierea los problemas de entendimiento y consenso de la estrategia organizacional entre la alta administración y los administradores funcionales.
Las influencias políticas que existen en las organizaciones pueden tener una influencia significativa en las prioridades y recursos aplicados a un proyecto, especialmente cuando no existen procesos adecuados de selección y priorización de proyectos. Algunaspersonas fortalecen su poder dentro de las empresas si administran proyectos críticos por lo que buscarán que se asignen recursos a los mismos.
Normalmente un proyecto inicia ante la propuesta de un patrocinador del proyecto que pertenece a la administración típicamente de alto rango y que ofrece soporte político para la validación de un proyecto.
Estas razones enfatizan la necesidad de asignarlos recursos de la organización a los proyectos que producirán mayores beneficios de acuerdo a las estrategias del negocio, basándose en un proceso de priorización formal.
Cuando una organización no utiliza un sistema estructurado para seleccionar sus proyectos, puede evidenciar situaciones como las siguientes:
? No existe un sistema para aprobar proyectos.
? Muchos individuos apruebanproyectos.
? Poca evidencia de que la prioridad del proyecto se conoce a todos los niveles.
? Existen varios sistemas de prioridades.
? Son notorios los proyectos protegidos por áreas funcionales.
? Los recursos humanos asignados a proyectos no son presupuestados.
? La asignación de prioridades se establece sin considerar el plan estratégico.
? No hay consistencia enla aplicación del criterio de selección.
? No se puede cuestionar la asignación de recursos porque no hay recursos.
? No existe un sistema de retroalimentación sobre el impacto de nuevos proyectos en los actuales.
? Existen “Proyectos mascota” de individuos poderosos.
? No hay una aprobación central para los proyectos.
? Se le da prioridad a la producción mas que a laplaneación
Sistema de selección de proyectos
El proceso de selección se utiliza en la planeación estratégica de proyectos y se aplica para cada nuevo proyecto que surge en la organización a través del tiempo de tal manera que pueda administrarse un portafolio balanceado de proyectos.
Un proceso de selección de proyectos completo debe incluir las siguientes actividades:
1. Clasificación delos proyectos
2. Selección del los criterios con los que serán evaluados los proyectos
3. Recepción de los proyectos candidatos
4. Evaluación de las propuestas para generar el portafolio
A continuación se detallarán las características de cada uno de estos elementos:
Clasificación de los proyectos
Por naturaleza, no todos los proyectos de la organización tienen la misma…
