Las reuniones ocupan un espacio muy importante en nuestra agenda, y sin embargo no siempre resultan tan eficientes, productivas o entretenidas. O al menos no como idealmente quisiéramos. No obstante, no podemos negar que son muy necesarias y claves, sobre todo cuando se trata de tomar decisiones.
Reunirnos con nuestro equipo de trabajo para decidir acerca de lo que haremos en relación a undeterminado asunto no siempre es tarea fácil, e independiente del tema que motive la reunión siempre habrá 3 maneras para llegar a la decisión:
1- Por voto mayoritario
2- Por voto consensual
3- Por decisión del líder
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada una de estas formas para tomar decisiones grupales? En el libro Running Meetings explican cada una de ellas, entregándonos pautaspara evaluar qué tipo de decisiones grupales nos conviene para cada circunstancia.
1. El enfoque de las decisiones tomadas por voto mayoritario es sin duda uno de los más aceptados y comunes, por lo que sus ventajas son:
• Rapidez. El voto mayoritario nos permite llegar a una determinación en un período de tiempo relativamente corto.
• Equidad. Una decisión tomada por una mayoría esuniversalmente percibida como algo justo.
Pero ¿cuáles son las desventajas de tomar una decisión por mayoría?
• Las personas se ven en la obligación de tomar una postura de manera pública, por lo tanto se ven enfrentados a la posición de “ganar o perder”.
• Los integrantes del grupo que no forman parte de la mayoría, tienden a sentir que no han sido escuchados.
• Es posible que no todos acepten ladecisión, y se unan a la mayoría sin quererlo realmente.
2. Cuando se toma una decisión por consenso del grupo, es porque todos comprenden, apoyan y están dispuestos a colaborar a implementarla. Esta forma de tomar decisiones conviene especialmente cuando el tema de la reunión requiere de total comprensión y apoyo de todos los integrantes del grupo y cuando se requiere de la experiencia yconocimiento de todos para su implementación.
Ventajas:
• Mejor entendimiento. En general una decisión por consenso trae como resultado que todos los miembros del grupo comprenden plenamente la decisión y las implicancias de la misma.
• Incremento del apoyo de los integrantes del grupo (mayor compromiso).
Desventajas:
• El consenso es más difícil de alcanzar (y si no se alcanza, detiene elavance de la decisión).
• Generalmente toma más tiempo que otros enfoques para tomar decisiones.
3. Otra forma de llegar a una decisión es cuando la toma el líder o jefe del grupo.
Ventajas:
• Rapidez. Es probablemente el enfoque más rápido para tomar decisiones y en general es recomendable cuando contamos con poco tiempo o cuando se trata de una emergencia.
• Si los participantes comprendenla decisión tomada y sus razones, es más probable que la apoyen a que la rechacen.
Desventajas:
• Si no se les da la posibilidad de proponer sus ideas, es probable que los integrantes del grupo sientan que sus opiniones no han sido tomadas en cuenta.
• El apoyo de los participantes de la reunión es menos factible que en los demás enfoques.
El siguiente componente de nuestro modelo delcomportamiento del grupo considera el proceso que está dentro del grupo –los patrones de comunicación usados por los miembros para intercambiar información, los procesos de toma de decisiones, el comportamiento de líder, las dinámicas de poder, las interacciones de conflicto y similares.
La creencia de que dos cabezas son mejor que una, ha sido largamente aceptada como un componente básico de lossistemas legales de EE.UU. y otros países. Esta creencia se ha expandido hasta el punto en que, hoy en día, muchas decisiones se toman en grupo, equipos o comités.
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