Conducción de reuniones
Con la cercanía del siglo XXI se presentan nuevos desafíos para los distintos responsables en las organizaciones. Uno de ellos consiste en el aprovechamiento de su tiempo. Buena parte de él lo consume en reuniones que muchas veces percibe como improductivas. Es frecuente escuchar, en este sentido: “…hoy estuve todo el día en reuniones, no pude trabajar…”Lacomunicación eficaz, la organización del tiempo y la relación con sus pares, sus superiores y sus supervisados, son algunos de los interrogantes que vuelven a plantearse a los ejecutivos, aunque teñidos ahora por las connotaciones económicas y por los avances tecnológicos que revolucionan las comunicaciones. ¿Cómo progresar en las reuniones en un contexto cada vez más exigente y a la vez menos previsible ymás complejo? Deben tenerse presentes las características de la cultura de la organización, aquellas modalidades que suelen caracterizarla en su operatoria interna o sus contactos con el “exterior”. Todo cambio en la modalidad cultural requiere un proceso de aprendizaje, consenso y ajuste que no es inmediato. En esa misma línea de pensamiento, percibir las diferencias de estilos personales esdeterminante para una buena gestión gerencial. Toda reunión será un acontecimiento único y diferente. Un momento de producción, resolución y aprendizaje. Las reglas de juego que se estipulen para las reuniones no son un fin en sí mismo sino que por ser un dispositivo diseñado para alcanzar los resultados previstos debe ser flexible. Los medios utilizados (reglas de juego) o técnicas no son fijos y lahabilidad de los miembros del equipo consiste en no “encerrarse” en las reglas sino concentrarse en los propósitos de la reunión. De la misma forma se debe tener en cuenta que la participación resulta un factor esencial son alternativamente el número de asistentes, el grado de madurez del grupo o el nivel de pertenencia, las condiciones físico-materiales, el clima grupal y su nivel de entusiasmoy cooperación y la calidad y estilo personal del que conduce la reunión. Se hace necesario revisar algunas reglas básicas que pueden ayudar técnicamente a desarrollar una reunión eficazmente. ¿Qué debemos preguntarnos antes de organizar una reunión? La idea de esta pregunta es indagar previamente acerca de la necesidad de convocar a una reunión, desde algunos interrogantes básicos, para determinarel sentido de la para el progreso de las reuniones y que las condiciones que facilitan la participación
reunión (elemento organizador) y quienes deberán asistir (selección de individuos por necesidad): ¿Para qué convoco a una reunión? Algunas de las opciones son:
¿Espero escuchar las opiniones de los participantes? ¿Siento necesario que me la manifiesten personalmente? Se trataría de unareunión de Relevamiento de información. ¿Espero escuchar opiniones que sé contradictorias, promover el debate para tomar decisiones o establecer acuerdos políticos? Se trataría de una reunión de Relevamiento de información para toma de decisiones. ¿Espero brindar información a los participantes y garantizarme con su presencia la confiabilidad en el suministro de la información? Se trataría de unareunión Informativa. ¿Espero la producción de ideas, el surgimiento de nuevas alternativas, la búsqueda de iniciativas, la sinergia del equipo? Se trataría entonces de una reunión creativa. ¿Cual es la utilidad de esta reunión? Se trata que, una vez determinado el sentido de la reunión, respondida la pregunta anterior, se pueda indagar acerca de lo necesario de su realización. ¿Cuál es el beneficioque (espero) reportará la reunión, en contraposición con su no realización? ¿Es reemplazable por otra herramienta de comunicación? Las técnicas modernas de comunicación aportan formas eficaces de transmisión de datos e información que pueden suplantar a una reunión presencial.
Desde las simples y conocidas llamadas telefónicas y los memorándums, el fax, Email, video-conferencias, etc., hay…
