Cierre y contol

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PROCESO DE CIERRE
El proceso de cierre de proyecto establece los procedimientos para coordinar las actividades necesarias para verificar y documentar los entregables del proyecto, para coordinar e interactuar en la formalización de estos entregables por el cliente, e investigar y documentar las acciones tomadas si el proyecto es cerrado antes desu completamiento [PMBOK2, 2004].
Según las prácticas definidas por PMBOK7, estándar en la gestión de proyectos, este proceso debe tener como entradas fundamentales, entre otras, al Plan de desarrollo del proyecto, documentos contractuales y los productos finales que deben ser entregados al cliente. A partir de estas entradas, y aplicando la metodología que se haya definido para el desarrollo, asícomo el apoyo de sistemas automatizados de gestión y la valoración del personal experto que se posea, se obtendrán como salidas fundamentales dos procedimientos para llevar a cabo las actividades de cierre necesarias, además por supuesto de los productos definidos inicialmente.
* Procedimiento de cierre administrativo: Detalla todas las actividades, interacciones, roles y responsabilidades delos miembros el equipo de proyecto, así como el resto de las personas involucrada en la ejecución de este procedimiento de cierre del proyecto. Los procedimientos para transferir los productos o servicios a la producción u operación son desarrollados y establecidos. Este procedimiento provee una metodología paso a paso para el cierre administrativo, que indica las accione y actividades necesariaspara:
* definir la aprobación de los entregables en cualquier nivel por parte de todos los involucrados.
* confirmar que el proyecto ha cumplido con los requerimientos de clientes, patrocinadores, etc.
* verificar que todos los entregables han sido entregados y aceptados.
* validar que los criterios para el momento de conclusión han sido alcanzados.
*satisfacer los criterios de conclusión para el proyecto.
* Procedimiento de cierre contractual: Incluye todas las actividades necesarias para establecer y cerrar cualquier acuerdo contractual establecido por el proyecto, así como definir aquellas actividades que apoyan el cierre administrativo formal del proyecto. Este procedimiento incluye la verificación que todo el trabajo ha sidocompletado correcta y satisfactoriamente y el cierre administrativo (actualización de los documentos contractuales que reflejen los resultados finales, así como el proceso de archivar toda la información para un uso futuro). Los términos y condiciones del contrato también pueden prescribir especificaciones para el cierre del proyecto que pueden ser parte de este procedimiento. La conclusión temprana del uncontrato es un caso especial de cierre de contrato que podría involucrar, por ejemplo, la incapacidad de entrega del producto, sobregiro de los presupuestos, o la ausencia de recursos necesarios.
Como conclusión de todo este proceso se sugiere obtener, además de otros definidos en los procedimientos establecidos, dos documentos finales que agrupan el mayor bagaje informativo, el Informe de cierrede proyecto y el Informe de evaluación del proyecto.
Informe de cierre de proyecto
El Informe de cierre de proyecto es un documento final producido en el proyecto y usado por la directiva de la organización para evitar que persistan aún faltas y de esa manera concluirlo formalmente. El mismo debe desarrollarse para detallar las actividades realizadas como cierre formal y definir los problemas,riesgos, y recomendaciones fundamentales que deben seguirse a partir de ese momento.
De manera general, el documento debe listar las actividades de cierre y cualquier elemento importante que se considere. Normalmente debe ser producido una vez que el proyecto ha sido completado exitosamente y entregado a los clientes, o cuando se decida cerrar el proyecto por alguna razón. Se recomienda siempre…