GABRIELA PADILLA Carné 1010368 CAPÍTULO I
EJERCICIO 1 – CONCEPTO DE AUTOMATIZACIÓN
1. Identifique dos tareas que NO ameritan ser automatizadas. Explique por qué. a. LLAMADAS POR TELÉFONO. Porque no dependen solamente de la persona o sistema que se utilice en la oficina. b. ENVÍO DE UN FAX. Porque no dependen solamente de la persona o sistema que se utilice en la oficina. 2. Identifique dostareas que SI ameritan ser automatizadas. Señale cómo sugiere que se haga y por qué debe hacerse. a. ESTADÍSTICAS. Pueden ser automatizadas, ya que existen numerosos tipos de programas especializados para sacar estadísticas que pueden ser instalados. En muchas empresas se utilizan sistemas manuales o con programas comunes o no aptos para la estadística. b. BÚSQUEDA O CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES.Muchas empresas tienden a buscar o solicitar un servicio de algún proveedor sin siquiera comparar opciones. Existen sistemas en los que con aplicar una simple tabla se pueden buscar y comparar distintos proveedores. 3. Identifique dos tareas que hayan sido exitosamente automatizadas, cómo lo hicieron y cómo se realizaban anteriormente. a. EMISIÓN DE CHEQUES. ANTES: Se hacían manuales, uno por uno.DESPUÉS: Un programa que calcula el costo y el mismo imprime los cheques, tras ser modificado para los cheques específicos de cada banco. b. EMISIÓN DE CARTAS. ANTES: Se hacían manuales, escribiéndolas a máquina o a computadora una por una. DESPUÉS: Con programas básicos como WORD teniendo una base de datos, al escribir una carta se pueden tener diferentes destinatarios con el mismo propósito. Seimprimen todas juntas.
EJERCICIO 3 – ANÁLISIS DE TAREAS
Debe seleccionar dos tareas que se realizan en una oficina. Debe analizar cada una de estas tareas, estudiando quiénes la realizan, cómo las realizan, con qué lo realizan y cuándo. También debe responder a la pregunta: ¿Por qué se realiza? O ¿Es importante hacerla?
GABRIELA PADILLA Carné 1010368 CAPÍTULO I TAREA ARCHIVO DE FACTURASEMISIÓN DE CHEQUES
¿QUIÉNES?
Asistente o Secretaria Se reciben todos los documentos/facturas y se archivan según el orden establecido. Ejemplo: FECHA/ ASUNTO Un sistema CONTABLE de recibo de papelería aparte del archivo físico. Se lleva control diario, todo el mes. Sí, porque es el control de lo que se hace y cómo se invierte el dinero.
Asistente Administrativo o Administrador Administradorllevar un control de una PLANILLA y el monto a pagar. E: Programa Específico. Sistema de CONTABILIDAD que lleve la Planilla e imprima los CHEQUES por su monto exacto. Ejecución MENSUAL. Sí porque se tiene la seguridad de los pagos a tiempo y el trabajo.
¿CÓMO?
¿CON QUÉ? ¿CUÁNDO?
¿ES IMPORTANTE?
EJERCICIO 5 – CONCEPTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN
1. Defina con sus propias palabras lasactividades básicas de la administración. a. PLANEACIÓN: Es ir del QUÉ al CÓMO. Se establecen Objetivos y después los Procedimientos para hacerlo. b. ORGANIZACIÓN: Es delegar y distribuir Actividades. Quienes las hacen y las responsabilidades en cada una de ellas. c. EJECUCIÓN: Es poner en marcha los Procesos para que se hagan las tareas y/o actividades de manera satisfactoria. d. CONTROL: EsSupervisar el trabajo para que el resultado final sea el correcto y se cumplan los Objetivos. 2. Explique la importancia de ubicar una tarea de oficina dentro de las actividades administrativas. Porque teniendo las diferentes ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS, se tienen responsabilidades designadas y cada una de las tareas se realizan de manera más eficiente y cada una de ellas garantiza que se lleven a cabolos propósitos de la Empresa. Se incrementa la PRODUCTIVIDAD.
GABRIELA PADILLA Carné 1010368 CAPÍTULO I 3. Explique qué es Administración. Administración es un proceso donde se trabaja con personas y por personas. La Administración es la forma Eficiente de cumplir y alcanzar objetivos.
EJERCICIO 6 – CAUSAS DE LA AUTOMATIZACIÓN
1. Explique las 5 razones más comunes por las que se hace…
