ETAPAS EN LA CONSULTORIA
Con un pensamiento práctico, nos ha sido pertinente ver la consultoría en tres etapas:
1. Preparación.
2. Desarrollo. (Búsqueda, procesamiento y análisis de información.)
3. Presentación de resultados.
A continuación presentamos nuestras experiencias en la ejecución de diferentes actividades de consultoría con el enfoque de procesos que pensamos puedan ser deinterés para otras personas motivadas por la temática ya que durante estos últimos años hemos trabajado en diferentes consultorías en instituciones científicas, empresas, universidades, etc.
1.- Preparación.
En los proyectos de ejecución de estas consultorías hemos partido de una primera etapa que denominamos etapa de preparación.
Esta etapa incluye, en primer lugar, una reunión con el clientecuyo objetivo fundamental es conocer cuáles son sus expectativas, qué esperan de los consultores y se definen las reglas de trabajo, el enfoque a utilizar en la consultoría y se deja claro cuál va a ser nuestro trabajo en la misma, o sea, los consultores externos proveemos las técnicas y nuestros conocimientos y experiencia como facilitadores de proceso; pero el contenido es responsabilidad de laorganización y del grupo que se cree como consultores internos.
En esta etapa preparatoria es importante, no sólo que se nos explique cómo está estructurada la organización y su funcionamiento, sino también una visita a todas las dependencias para obtener una visión más clara de la organización mediante la observación y la percepción de la “vida” de la entidad.
Esta primera etapa laconsideramos fundamental ya que en ella se debe lograr el compromiso de la alta dirección con el proyecto. En los casos en que no se ha logrado un alto compromiso de la alta dirección, la ejecución del proyecto ha tropezado con múltiples dificultades y ha dilatado considerablemente la consultoría.
Otro aspecto importante en esta primera etapa es la formación del equipo de consultores internos, quedeben ser seleccionados teniendo en cuenta determinados criterios tales como:
Representación de todas las áreas, o por lo menos las fundamentales.
Personal con experiencia en la actividad.
Personal con iniciativa, que no esté amarrado a las concepciones tradicionales de la organización.
Formar el grupo con algunos directivos, pero también con especialistas y técnicos.
Personas que tengandisponibilidad de tiempo para ocuparse de la tarea, de acuerdo con la importancia que la organización le concede a la misma.
Personas que estén motivadas por el trabajo que van a ejecutar.
La inclusión en el equipo de consultores internos no debe ser impuesta, sino producto de un convencimiento de la importancia y necesidad de la tarea a ejecutar.
En relación con este último criterio tenemosexperiencias negativas en determinada organización en la cual la imposición, a algunos de los miembros del equipo sin un pleno convencimiento de la importancia y necesidad de la tarea, hizo que se dilatara el proceso, y solo se concluyó la primera parte del proyecto, no pudiéndose continuar, aparentemente, producto de cambios estructurales, sin embargo, en la base de la decisión del cierre estaba elpoco apoyo brindado por el grupo de consultores. Caso contrario nos ha ocurrido en otras organizaciones cuando los consultores internos han estado convencidos de la necesidad e importancia de la tarea a desarrollar.
En cuanto al número de integrantes de consultores internos, éste depende de:
Objetivos de la consultoría.
Tamaño de la Organización.
Grado de dispersión geográfica.
Noobstante, la experiencia nos ha indicado, que el número óptimo debe ser de 6 a 8 personas.
Es importante también, en esta primera etapa. La preparación de un programa detallado de las actividades a realizar y los plazos de cumplimiento así como los resultados que esperamos de estas actividades para así poder ir evaluando el avance y mostrando algunos resultados parciales que, indudablemente…
