Administración de la cobranza
Los diversos métodos de cobros y pagos mediante los cuales una organización mejora la eficiencia de la administración de su efectivo constituyen dos caras de la misma moneda. Producen repercusión conjunta sobre la eficiencia global de la administración del efectivo. La idea general consiste en hacer efectivas las cuentas por cobrar tan pronto sea posible y diferirlo mas que se pueda el pago de las cuentas por pagar, pero manteniendo el mismo tiempo la imagen de crédito de la organización con los proveedores. En la actualidad la mayor parte de las organizaciones de cierto tamaño utilizan técnicas sofisticadas para acelerar los cobros y controlan en forma estrecha los pagos.
Primero se considera la aceleración de los cobros, lo cual no significa otra cosaque reducir la demora entre el momento en que los clientes pagan sus cuentas y el momento en que los cheque se cobran y su importe queda disponible para ser utilizado. Se han diseñado varios métodos tendientes a acelerar este proceso de cobro y maximizar el efectivo disponible a fin de que haga una de las siguientes cosas o todas: (1) acelerar el tiempo de envío por correo de los pagos de losclientes a la organización, (2) reducir el tiempo durante el cual los pagos recibidos por la organización permanecen como fondos no cobrables y (3) acelerar el movimiento de los fondos a los bancos de pago.
El segundo punto, que representa el tiempo en que los cheques están en transito, tiene dos aspectos. El primero es el tiempo que le lleva a la empresa procesar los cheques en forma interna, esteperiodo se extiende desde el momento en que se recibe el cheque hasta que se deposita para ser acreditado a la cuenta de la organización. El segundo aspecto de los cheques en transito comprende el tiempo que se tarda para procesarlos en el sistema bancario, el cheque se convierte en fondos disponibles cuando se presenta al banco girado y este lo paga en realidad.
Este tiempo de transito esimportante para el gerente o director financiero, pues casi nunca la empresa puede hacer retiros sobre un deposito hasta que los cheques que componen dicho deposito sean cobrados, como lo importante son los fondos disponibles, el gerente financiero quiere reducir en lo posible el tiempo de transito.
A continuación se presentan varias maneras de acelerar el proceso de cobro con el fin de tener masfondos disponibles:
Transferencia de fondos
El movimiento de fondos entre los bancos es un factor importante para el control de desembolsos y para control de efectivo, dicho movimiento se hace con tres métodos principales (1) transferencias por sistema, (2) transferencia de cheques entre depositantes y (3) transferencia electrónica de cheques mediante cámara de compensación
Concentraciónbancaria
La concentración bancaria es una forma de acelerar el flujo de los fondos de una organización estableciendo centros estratégicos de cobranza, en lugar de tener un solo centro de cobros localizado en las oficinas centrales, se establecen diversos centros de cobranza. El propósito es acortar el periodo entre el momento en que los clientes ponen en el correo los pagos y aquel en que laorganización puede utilizar esos fondos. A los clientes en un área geográfica determinada se les indica remitir sus pagos a un centro de concentración de cobros en esa área.
Otros procedimientos
Con frecuencia las organizaciones prestan atención especial al manejo de grandes cobros a fin de que sean depositados en un banco tan rápido como sea posible. Este manejo especial puede comprender que recojapersonalmente los cheques o bien utilice servicios de mensajería. Cuando un pequeño numero de cobros representa un gran porcentaje del total de los depósitos, quizá valga la pena iniciar controles para acelerar el deposito y cobro de los cheques grandes. En lugar de procesar todos los cheques para su cobro a través del sistema de reservas de los bancos centrales o reservas federales, algunos bancos…
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